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Les participants de la première semaine de formation, qui sont devenus les formateurs pour la deuxième semaine.

Le 3 mars 2019, à l’hôtel Rydges Capital de Canberra (Australie), nous avons écrit une nouvelle page dans l’histoire de la Fondation canadienne pour l’audit et la responsabilisation (FCAR). Cette date marque en effet le coup d’envoi d’un programme de formation intensif de deux semaines, piloté par la FCAR, à l’intention des membres de l’Australasian Council of Auditors General (ACAG). Ce programme est le fruit d’une démarche innovante en matière de conception et de prestation de cours et d’un nouveau modèle de collaboration entre la FCAR et l’ACAG. L’événement a notamment rassemblé le président-directeur général de la FCAR, John Reed, ses collaborateurs, Laurie Rose et Neil Maxwell, ainsi que 15 auditeurs chevronnés issus de bureaux d’audit législatif de Nouvelle-Zélande, de Papouasie-Nouvelle-Guinée, des Fidji, des États australiens du Queensland, du Victoria, d’Australie-Occidentale, d’Australie-Méridionale et de Tasmanie, du Territoire du Nord, du Territoire de la capitale australienne et de l’Australian National Audit Office (bureau d’audit fédéral).

Ce programme unique, conçu sur mesure pour les membres de l’ACAG, était pour nous une expérience inédite. Nous avons dispensé nos cours de formation « Diriger des audits réussis » (anciennement « Formation supérieure en audit de performance ») et « La collecte et l’analyse des éléments probants » pendant deux semaines d’affilée, tout en permettant aux participants de la première semaine d’acquérir les compétences nécessaires pour donner eux-mêmes nos cours lors de la deuxième semaine et, à l’avenir, au sein de leur propre bureau.

Un an de préparation

Préparée depuis environ un an, cette initiative s’inscrivait dans la vision portée par John Reed de renforcer les relations entre l’ACAG et la Fondation. En mars 2018, M. Reed avait assisté à la conférence « International Meeting of Performance Audit Critical Thinkers » (IMPACT) de l’ACAG à Sydney, au cours de laquelle il s’était entretenu avec des auditeurs généraux et des auditeurs chevronnés des bureaux d’audit membres. Lors de la conférence, une réunion cruciale a été organisée avec Lisa Rauter (directrice générale, Services d’audit de performance, Australian National Audit Office), Mike Scott (Bureau du vérificateur général de Nouvelle-Zélande) et des membres siégeant au groupe des chefs d’audit de performance de l’ACAG (présidé par Mike Scott). Tous étaient intéressés par les formations de la Fondation en matière d’audit de performance et se demandaient si nous pouvions les aider à répondre à leurs besoins.

« Pour consolider notre formation existante destinée aux nouvelles recrues, nous souhaitions l’accompagner d’un cours axé spécifiquement sur la manière de diriger des audits de performance, afin de permettre à des auditeurs expérimentés d’acquérir des compétences plus poussées », se souvient Lisa Rauter. « Nous tenions à ce que l’audit de performance soit envisagé comme un plan de carrière et une spécialité semblable à l’audit financier. »

Après avoir échangé avec Mike Scott et Lisa Rauter, nous avons finalement décidé de dispenser deux de nos deux cours de formation les plus plébiscités : la « Formation supérieure en audit de performance » et « La collecte et l’analyse des éléments probants ». Nous aurions pu les offrir tel quel, mais, dans un souci d’amélioration continue et dans le but de proposer à nos membres canadiens des formations d’excellente qualité, nous avons décidé de renouveler le contenu de ces deux cours. Neil Maxwell s’est chargé de piloter ces travaux, en étroite collaboration avec Yves Genest, Julien Raynaud et Marc Bélanger de la FCAR, ainsi qu’avec des représentants de bureaux d’audit canadiens et, bien entendu, Mike Scott et Lisa Rauter.

Les changements les plus importants ont été apportés à la « Formation supérieure en audit de performance ». Pour Neil Maxwell, le processus de conception a débuté au moment où John Reed a posé à l’équipe la question suivante : « Quels sont les secrets d’un audit réussi et comment pourrait-on les enseigner? » Cette question a grandement intrigué Neil Maxwell, d’autant qu’il savait que John Reed souhaitait remanier la Formation supérieure en audit de performance et la rebaptiser « Diriger des audits réussis ».

La question était également étonnante, se souvient Neil Maxwell. « La formation supérieure, qui datait de seulement quelques années, était l’un des cours les plus populaires et les plus appréciés du catalogue de la FCAR. Pourquoi aurait-il fallu changer une formule qui marche? Pourtant, après avoir examiné les défis relatifs à la direction d’un audit réussi, nous nous sommes rendu compte que nous avions de nombreux autres points à enseigner aux auditeurs, et notamment aux auditeurs les plus récents. »

Pourquoi changer une formule qui marche?

Au lieu de modifier une recette qui marche, nous avons décidé de la consolider et de l’améliorer. Nous avons pris une feuille vierge et procédé à un exercice simple : énumérer tous les éléments d’un audit qui contribuent à son succès. Nous avons examiné les modèles de compétences, procédé à des remue-méninges, discuté avec des auditeurs canadiens et consulté Mike Scott et Lisa Rauter. La liste de points et de responsabilités que nous avons dressée était d’une longueur décourageante. Il n’était guère étonnant qu’il soit si difficile de diriger un audit réussi!

En examinant la liste, nous avons remarqué qu’il était possible de classer les différents éléments en trois grandes catégories : le contenu de l’audit (par exemple, la valeur ajoutée pour les utilisateurs du rapport), le processus (par exemple, le respect des normes) et les personnes (par exemple, le maintien d’une équipe solidaire). Cette classification a apporté un nouvel éclairage à l’équipe de conception. L’image d’un tabouret à trois pieds est devenue la base de la structure du cours : pour diriger un audit réussi, les chefs d’audit doivent prêter attention aux trois pieds de manière à garantir l’équilibre du tabouret, c’est-à-dire gérer simultanément :

• les personnes, pour établir des relations solides;
• les processus, pour veiller à la qualité de l’audit;
• le contenu, pour garantir une pensée rigoureuse.

Peu de temps après le début des travaux d’actualisation des cours, nous avons rencontré un deuxième défi.

« Compte tenu de la distance entre le Canada et l’Australie, nous ne souhaitions pas nous contenter d’un cours ponctuel », se souvient Mike Scott. « Nous voulions que l’ensemble de nos bureaux puissent tirer parti de ces connaissances, selon un bon rapport coût-efficacité, dans le cadre d’une collaboration continue entre les différents membres de l’ACAG. »

En discutant avec Mike Scott et Lisa Rauter, nous avons décidé d’intégrer un programme de formation des formateurs dans le cadre de la conception et de la prestation de notre cours. L’idée était simple : la FCAR formerait des auditeurs de performance lors de la première semaine afin qu’ils soient en mesure de dispenser les cours lors de la deuxième semaine (avec le soutien de la FCAR) et, ultérieurement, dans leurs administrations respectives. Notre objectif, qui consistait jusque-là à dispenser une formation, impliquait désormais de renforcer durablement les capacités de formation des membres de l’ACAG. C’est à ce moment-là que Laurie Rose est intervenue.

Laurie Rose se souvient avoir eu des sentiments mitigés lorsqu’on lui a présenté le projet pour la première fois. « C’est toujours amusant et stimulant de créer un nouveau cours, mais le fait de planifier une semaine de formation des formateurs avant la semaine de formation à proprement parler était un petit saut dans l’inconnu. Avoir de l’expérience dans le domaine de l’audit est une chose, mais c’en est une autre d’animer une formation. Je savais que combiner ces deux types de compétences ne serait pas une mince affaire, mais j’étais prête à relever le défi. »

Grâce au travail de Laurie Rose, la formation des formateurs a été intégrée de deux manières. D’une part, nous avons modifié notre manière de dispenser chaque cours, en parcourant rapidement le contenu avec lequel le groupe était déjà familiarisé, afin de consacrer plus de temps à des domaines moins connus. Les participants ont ainsi pu suivre le cours en tant qu’apprenants tout en ayant le temps nécessaire d’examiner régulièrement comment assurer le cours du point de vue du formateur. D’autre part, nous avons conçu trois modules intensifs de formation des formateurs, axés sur la gestion de la classe, des participants et de leur propre comportement, que nous avons dispensés en dehors des heures normales de classe.

Par ailleurs, nous nous sommes rendu compte qu’en plus d’enseigner de solides techniques d’animation, nous devions les modeler nous-mêmes. « On a tendance à croire que l’expertise suffit à elle seule, mais ce n’est pas le cas. Les formateurs débutants peuvent avoir du mal à le comprendre », souligne Laurie Rose. « Pour être un bon formateur, il ne faut pas se positionner comme un sage sur l’estrade, mais comme un guide-accompagnateur. »

Malgré les difficultés posées par la conception d’un tel programme, le fait d’intégrer un volet de formation des formateurs a également présenté de nombreux avantages. L’un de ces avantages était involontaire. « Le renouvellement du contenu et l’intégration de la formation des formateurs ont été des expériences extrêmement créatives et innovantes », se souvient John Reed. « En discutant, en réfléchissant et en apprenant, nous nous sommes rendu compte que nous pouvions intégrer encore plus de techniques pédagogiques dans ces deux cours et dans nos autres formations, et que nous pouvions en faire davantage pour favoriser l’apprentissage et l’engagement des participants et mettre en avant l’image de marque de la FCAR. Au bout du compte, nous avons inclus dans ces cours toutes nos connaissances sur la manière d’animer une formation. »

Pour Laurie Rose, il est également essentiel de savoir maintenir la motivation des participants. C’est pourquoi la variété des styles d’apprentissage joue un rôle indispensable. Ainsi, dans le cadre de nos cours, les participants sont amenés à :

• travailler en petits groupes sur des exercices;
• discuter, par groupes de trois, de la façon dont ils mettront en pratique le module précédent auprès de leurs équipes;
• participer à un débat où chaque moitié de la classe défend une position différente concernant un problème délicat;
• travailler en équipes pour définir, présenter et défendre les contours proposés d’une étendue d’audit, sur la base d’un audit que leur bureau compte réellement réaliser;
• procéder à un autodiagnostic sur la manière d’améliorer leur définition de l’étendue d’audit;
• consigner des réflexions dans leur journal personnel ou élaborer un plan d’action.

Le grand saut

Les formateurs et les participants de la deuxième semaine de cours.

Une fois le plan de leçon élaboré, John Reed, Laurie Rose et Neil Maxwell se sont rendus en Australie pour le tester sur le terrain. Ils ont eu le plaisir de rencontrer un groupe d’auditeurs expérimentés, dont beaucoup possédaient déjà une expérience de formateurs.

Rona Mellor (sous-vérificatrice générale, Australian National Audit Office) a ouvert la séance de formation sur ces mots : « Il s’agit d’un grand moment pour chacune et chacun d’entre nous. Grâce à la combinaison des cours de la FCAR et d’un modèle de formation des formateurs, nous avons la possibilité de renforcer les capacités des bureaux d’audit ici présents et de continuer à les consolider à l’avenir, sous les conseils de la FCAR. »

À la fin de la première semaine, les participants se sont vu attribuer leurs tâches de formateurs et disposaient d’un ensemble complet de notes et de diapositives pour se préparer.

La deuxième semaine a filé à une vitesse fulgurante. À l’issue de la formation, les participants ont formulé des commentaires très positifs sur le cours et le cadre d’apprentissage interorganismes. Nous avons notamment reçu les commentaires suivants : « Formation enrichissante qui nous a permis de cerner nos atouts et nos faiblesses » et « Le cours était très bien adapté aux nouveaux chefs d’audit, même s’il sera aussi bénéfique aux plus expérimentés ». D’autres participants ont indiqué que les métaphores du tabouret et du guide-accompagnateur étaient très utiles, car elles leur avaient permis de focaliser leur attention sur les éléments les plus importants.

Qu’ont pensé nos hôtes au bout du compte? « S’agissant des audits de performance, les formateurs de la FCAR nous ont fourni un éclairage précieux qui n’existait pas dans les différentes options de formation offertes en Australie », a souligné Lisa Rauter. « Notre investissement dans des formations axées spécifiquement sur l’audit de performance nous a permis de cerner les compétences singulières des auditeurs de performance et des chefs d’audit, et de les consolider, en mettant non seulement à profit les connaissances des formateurs de la FCAR, mais aussi celles des collègues d’autres administrations qui étaient présents dans la salle. Grâce à cette expertise, ainsi qu’au savoir-faire de Laurie Rose en matière d’animation de cours, les participants ont pu développer une plus grande confiance en soi, acquérir de nouvelles compétences et élargir leur réseau de collaborateurs afin de dispenser cette formation à leurs collègues. »

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