Activités de gestion qui peuvent stimuler l’efficience

Dans les entités du secteur public, l’atteinte de l’efficience repose essentiellement sur une saine gestion. Toutes les activités de gestion générale menées dans une entité type du secteur public (ministères et agences) peuvent contribuer à l’atteinte de l’efficience, à condition que des pratiques exemplaires, des contrôles internes et des systèmes de gestion adéquats soient instaurés et dûment mis en œuvre.

Dans cette section du Guide, nous mettons l'emphase sur sept activités de gestion.

1. Engagement et ton donné par la direction
2. Planification stratégique
3. Planification opérationnelle
4. Gestion de projet et gestion des opérations
5. Systèmes des technologies de l’information
6. Surveillance de la performance et préparation de rapports
7. Amélioration continue et innovation

En cliquant sur chacune des catégories ci-dessus, les auditeurs peuvent consulter des tableaux qui contiennent, pour chaque activité de gestion: 

• une définition;
• des suggestions de questions qui peuvent être utilisées comme points de départ pour développer sa connaissance des activités d'une organisation ou d'un programme dans le contexte d'un audit de l'efficience;
• des suggestions de critères d'audit qui peuvent servir à évaluer si une organisation ou un programme répond atteint le ou les objectifs d'un audit portant sur l'efficience.

De l'information supplémentaire sur la connaissance des activités et sur les critères d'audit peut être consultée dans la partie Méthodes d'audit du Guide pratique. 

La Figure 3 montre la place occupée par chacune de ces activités de gestion générale dans le modèle de gestion traditionnel « planifier, faire, vérifier, agir ».

Figure 3

Activités de gestion qui stimulent l'efficience et place qu'elles occupent dans le modèle de « planifier, faire, vérifier, agir »

 

 

Outre les définitions des sept activités de gestion principales qui contribuent à l’efficience, le tableau ci-bas contient la définition de quatre fonctions de soutien. Ces fonctions de soutien – gestion des ressources humaines, gestion financière, gestion des technologies de l’information et gestion des actifs – sont indispensables pour permettre à une entité du secteur public de mener ses activités quotidiennes. Elles viennent épauler les sept activités de gestion centrales et aident celles-ci à améliorer l’efficience.

Toutefois, aux fins de ce Guide, nous ne considérerons pas que ces quatre fonctions de soutien participent directement à la prestation des services et des programmes que les auditeurs sélectionneraient habituellement pour planifier un audit de l’efficience. Par conséquent, le Guide ne contient pas de question ou de critère d’audit spécifique pour appuyer l’audit des fonctions de soutien. Cependant, pour la planification opérationnelle et les systèmes des technologies de l’information, des questions et des critères sont présentés qui couvrent certains sous-ensembles de la gestion des ressources humaines, de la gestion financière, de la gestion des technologies de l’information et de la gestion des actifs.

Les quatre fonctions de soutien

Fonctions de soutien
1. Gestion financière La gestion financière est la fonction consistant à gérer l’argent (les fonds) avec efficience et efficacité, dans le but final d’atteindre les objectifs stratégiques d’une entité.
2. Gestion des ressources humaines La gestion des ressources humaines est la fonction consistant à gérer les effectifs d’une entité ou son capital humain. Cette fonction comprend les activités suivantes : attirer, sélectionner, former, évaluer et récompenser les employés; et veiller à ce que l’entité se conforme à la législation sur l’emploi et le travail.
3. Gestion des technologies de l’information Toutes les entités du secteur public moderne fonctionnent au sein d’un environnement dans lequel leur personnel utilise divers appareils, applications et réseaux électroniques pour accomplir son travail et atteindre les objectifs fixés. La fonction de la gestion des technologies de l’information consiste à veiller à ce que l’ensemble de ces appareils, applications et réseaux restent en permanence à jour et opérationnels, de manière à permettre à l’entité de mener ses activités et de fournir ses services sans interruption.
4. Gestion des actifs Au sens large, la gestion des actifs désigne tout système qui permet de surveiller et d’entretenir les éléments présentant une valeur pour une entité ou un groupe. Elle peut aussi bien s’appliquer à des immobilisations corporelles, comme les bâtiments, qu’à des immobilisations incorporelles, comme la propriété intellectuelle et la survaleur. La gestion des actifs est un processus systématique qui consiste à exploiter, entretenir, améliorer et éliminer les biens physiques selon un bon rapport coût-efficacité.