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Our support enables parliamentarians to become familiar with their role and improve the effectiveness of their committees. This includes information on understanding performance audit, and how these audits can help improve public administration.
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Guide pratique sur l’audit de l’efficience


Planification opérationnelle

Définition

La planification opérationnelle est le processus qui consiste à lier les buts et objectifs stratégiques avec les buts et objectifs tactiques. Elle décrit les étapes clés, les budgets et les conditions de la réussite, et précise la manière dont les différentes parties d’un plan stratégique seront mises en action au cours d’une période donnée. Deux aspects de la planification opérationnelle sont particulièrement pertinents pour l’atteinte de l’efficience : l’information financière et l’affectation du personnel.

Information financière. Dans le contexte de l’efficience, il est particulièrement important de disposer d’informations financières fiables et complètes sur les coûts se rapportant aux intrants et sur les coûts unitaires de la prestation de tel ou tel service. Les entités qui suivent l’évolution de ces deux types de coûts sont mieux à même de comparer leurs services avec ceux des chefs de file de leur secteur. Elles peuvent ainsi repérer les domaines dans lesquels elles doivent devenir plus efficientes.

Affectation du personnel. Dans le contexte de l’efficience, la gestion des ressources humaines s’attache essentiellement à optimiser la répartition du personnel entre les divers projets ou les différentes unités fonctionnelles; à maximiser l’utilisation du personnel disponible pour atteindre les buts opérationnels et stratégiques de l’entité; et à définir et répartir clairement les rôles et les responsabilités pour l’atteinte de l’efficience.

Questions pour développer la connaissance de l’entité

Exemples de critères d’audit

  • L’entité possède-t-elle des normes sur le niveau de service?
  • Une revue des dépenses ciblée sur l’efficience a-t-elle été menée? Est-ce que qu’un cadre éprouvé de l’amélioration de l’efficience a été mis en place?
  • L’entité a-t-elle identifié et analysé les coûts des intrants pour tous ses principaux services et programmes?
  • L’entité possède-t-elle des renseignements sur le coût unitaire de prestation de ses principaux services et sur l’évolution de ces coûts dans le temps?
  • L’entité possède-t-elle des renseignements sur l’évolution des coûts en fonction des fluctuations des niveaux d’activité?
  • Quel est le montant du budget de fonctionnement? Quels sont les niveaux de ressources? Les budgets de fonctionnement sont-ils établis en se fondant sur les coûts unitaires, des normes de performance (par exemple, ratio extrants-intrants), ou les niveaux historiques de financement? Si le budget repose sur les coûts unitaires ou des normes de performance, quels sont les coûts ou les normes qui ont été employés pour l’élaboration du budget actuel?
  • Quels sont les niveaux de ressources équivalents temps plein dans les unités fonctionnelles pertinentes? Comment l’entité optimise-t-elle la répartition de ses employés entre ses différents services ou unités fonctionnelles? Par exemple, utilise-t-elle des formules de dotation ou d’autres méthodes de répartition? La méthode de répartition tient-elle compte de la charge de travail ou des niveaux de production?
  • Comment l’entité maximise-t-elle l’utilisation du personnel disponible afin d’atteindre ses buts opérationnels et stratégiques? Par exemple, l’utilisation du personnel est-elle surveillée? De quelle manière? Si la stratégie opérationnelle fait appel à des entrepreneurs engagés à contrat, comment ces contrats sont-ils suivis? L’efficience de ces entrepreneurs est-elle évaluée?
  • L’entité exige-t-elle que ses employés possèdent tous certaines compétences? Les employés ont-ils les compétences exigées? Des lacunes ont-elles été constatées en matière de compétences? Si oui, ces lacunes ont-elles une cause identifiable (par exemple, le marché du travail ne parvient pas à répondre à la demande)?
  • L’entité a-t-elle clairement défini les rôles et responsabilités des cadres et des employés directement impliqués dans l’atteinte des objectifs d’efficience? Si oui, donnez des exemples.
  • L’entité utilise-t-elle des mesures incitatives pour encourager les cadres et les employés à améliorer l’efficience et à atteindre les cibles fixées? Si oui, donnez des exemples.
  • Quel type de formation ayant un lien avec l’efficience les cadres et les employés reçoivent-ils?
  • Planification opérationnelle. Les systèmes et les pratiques utilisés par l’entité pour affecter des ressources financières, humaines et matérielles aux projets et aux opérations sont conçus en vue d’améliorer l’efficience opérationnelle (ou conçus en vue de rencontrer les meilleures pratiques reconnues).
  • Niveau de service. L’entité a adopté des normes de niveau de service qui sont utilisées par les planificateurs opérationnels pour recenser les intrants requis, établir le budget connexe et procéder à leur répartition.
  • Coûts des intrants. L’entité recense et analyse les coûts des intrants pour tous ses principaux services et programmes.
  • Coûts unitaires. L’entité calcule les coûts unitaires de ses principaux services et surveille leur évolution dans le temps.
  • Variation des coûts. L’entité possède une connaissance claire de l’évolution des coûts en fonction des fluctuations des niveaux d’activité.
  • Renseignements financiers comparables. L’entité compile continuellement des renseignements financiers pertinents et génère des données que l’on peut comparer dans le temps.
  • Affectation du personnel. Les systèmes et les pratiques que l’entité utilise pour répartir le personnel entre les différents services ou les unités fonctionnelles sont conçus pour améliorer l’efficience.
  • Personnel qualifié. Les opérations sont conçues et exécutées par un personnel qualifié ayant des rôles et des responsabilités clairement définis.
  • Obligations redditionnelles. Les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations redditionnelles se rattachant à l’efficience sont clairement définis, attribués et communiqués.