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Guide pratique sur l’audit de l’efficience


Exemples de critères pour un audit axé sur les systèmes

Les critères figurant dans le tableau 5 ci-dessous contiennent les critères généraux présentés dans le Guide pratique pour les audits axés sur les systèmes, ainsi que des critères spécifiques à l’efficience d'un processus de demande (les ajouts par rapport aux critères généraux sont indiqués en italique dans le tableau 5). Les auditeurs peuvent également ajouter d’autres critères pour les quatre fonctions de soutien qui contribuent à l’atteinte de l’efficience.

Les auditeurs doivent sélectionner un ensemble approprié de critères en se fondant sur les objectifs spécifiques de l’audit. Par exemple, s’ils choisissent l’objectif 1 du tableau 3 (objectif normatif portant sur les systèmes qui contribuent à l’atteinte de l’efficience), les critères relatifs à l’ensemble des sept activités de gestion présentés dans le tableau 5 seront probablement pertinents. Cependant, si les auditeurs choisissent l’objectif 2 du tableau 3 (objectif normatif portant sur les systèmes qui mesurent et rendent compte de l’efficience), ils utiliseront probablement les critères liés à un sous-ensemble d’activités de gestion (engagement et ton donné par la direction; systèmes des technologies de l’information; surveillance de la performance et préparation de rapports; et amélioration continue et innovation). Les activités de gestion restantes (planification stratégique; planification opérationnelle; et gestion de projet et gestion des opérations) seront moins pertinentes pour l’objectif choisi.

De même, si les auditeurs choisissent l’objectif 3 du tableau 3 (objectif normatif portant sur la mise en œuvre d’un cadre éprouvé d’amélioration de l’efficience), ils devront utiliser des critères concernant spécifiquement le cadre et les bonnes pratiques de mise en œuvre, et les critères pour un audit axé sur les systèmes repris au tableau 5 ne joueront alors qu’un rôle mineur.

Cliquez sur une des sept activités de gestion ci-dessous pour voir des critères en lien avec cette activité:

  1. Engagement et ton donné par la direction
  2. Planification stratégique
  3. Planification opérationnelle
  4. Gestion de projet et gestion des opérations
  5. Systèmes des technologies de l’information
  6. Surveillance de la performance et préparation de rapports
  7. Amélioration continue et innovation

Tableau 5 – Exemples de critères pouvant servir à un audit de l’efficience axé sur les systèmes et qui porte sur un processus de demande. 

Activité de gestion

Critères

1. Engagement et ton donné par la direction

Priorité à l’efficience. La haute direction a souligné que l’efficience est une priorité pour le processus de demande, et que l’atteinte de celle-ci incombe tant aux cadres qu’aux employés.

Attentes claires. La haute direction a défini et communiqué clairement les résultats attendus en matière d’efficience, assortis de cibles et d’indicateurs pour le processus de demande.

Données de base définies. L’entité a défini des données de base claires pour les coûts, la qualité et le niveau de service de chacune de ses principales activités relatives au processus de demande.

Politiques. Les procédures opérationnelles contiennent des directives claires sur les étapes à suivre pour traiter une demande et sur la ou les personnes ayant le pouvoir de rendre une décision.

Gestion des risques. Les procédures et les politiques de gestion des risques sont pleinement documentées et approuvées par la direction de l’entité.

Période de renouvellement. L’efficience a été prise en compte lorsque fut établi la période devant s’écouler avant la présentation d’une nouvelle demande ou le renouvellement d’un permis.

2. Planification stratégique

Planification stratégique. L’entité possède un processus de planification stratégique afin de repérer ses inefficiences et de classer par ordre de priorité ses initiatives d’amélioration de l’efficience pour le processus de demande.

Évaluation des risques. L’entité a évalué les risques et les conséquences possibles du maintien d’opérations liées au processus de demande jugées inefficientes.

Évaluation des possibilités. L’entité recense et évalue constamment les possibilités d’améliorer l’efficience du processus de demande.

Conception du processus. Les principaux éléments de la conception du processus et les procédures administratives connexes sont proportionnés à l’échelle, la nature, la complexité ainsi qu’aux risques du processus de demande.

Collaboration et partenariat. Une consultation efficace et une relation constructive et coopérative entre les administrateurs, les bénéficiaires du programme et les autres parties prenantes contribuent à rendre l’administration du programme plus efficiente, efficace et équitable.

Culture soucieuse du risque. L’entité devrait être capable d’évaluer les risques et de tirer parti des possibilités d’innover, de simplifier le processus de demande et d’améliorer la performance.

3. Planification opérationnelle

Planification opérationnelle. Les systèmes et les pratiques utilisés par l’entité pour affecter des ressources financières, humaines et matérielles aux projets et aux opérations liés au processus de demande sont conçus en vue d’améliorer l’efficience opérationnelle.

Niveau de service. L’entité a adopté des normes de niveau de service concernant le processus de demande qui sont utilisées par les planificateurs opérationnels pour recenser les intrants requis, établir le budget connexe et procéder à leur répartition.

Coûts des intrants. L’entité recense et analyse les coûts des intrants pour tous ses principaux services et programmes liés au processus de demande.

Coûts unitaires. L’entité calcule les coûts unitaires de ses principaux services liés au processus de demande et surveille leur évolution dans le temps.

Variation des coûts. L’entité possède une connaissance claire de l’évolution des coûts en fonction des fluctuations des niveaux d’activité concernant le processus de demande.

Renseignements financiers comparables. L’entité compile continuellement des renseignements financiers pertinents pour les fonctions de traitement des demandes et génère des renseignements que l’on peut comparer dans le temps.

Affectation du personnel. Les systèmes et les pratiques que l’entité utilise pour répartir le personnel entre les différents services liés au processus de demande ou les unités fonctionnelles sont conçus pour améliorer l’efficience.

Répartition. Les ressources humaines sont réparties par ordre de priorité, en commençant par les domaines de risques les plus importants du processus de demande.

Personnel qualifié. Les opérations liées au processus de demande sont conçues et exécutées par un personnel qualifié ayant des rôles et des responsabilités clairement définis.

Obligations redditionnelles. Les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations redditionnelles se rattachant à l’efficience du processus de demande sont clairement définis, attribués et communiqués.

4. Gestion de projet et gestion des opérations

Souci de l’efficience. Les contrôles de gestion de projet et de gestion des opérations de l’entité, les systèmes opérationnels et les procédures de travail tiennent dûment compte du principe d’efficience.

Procédures et systèmes opérationnels. Les opérations liées à la prestation des services de l’entité sont élaborées et exécutées au moyen de systèmes, de procédures et de processus efficients.

Utilisation de la capacité de production. L’entité optimise sa capacité de production disponible, ses installations, son équipement et son personnel afin de produire les volumes visés de biens et de services.

Directives pour les demandeurs. Des directives claires et détaillées sont fournies afin d’aider les demandeurs à soumettre des demandes bien préparées.

Conception du formulaire de demande.

  • Le formulaire est conçu de manière à amener le demandeur à fournir les renseignements requis.
  • Les renseignements recueillis apportent des éléments probants suffisants et fiables pour établir si le demandeur satisfait aux critères d’admissibilité établis dans les directives ou la législation pertinentes.
  • Les demandes respectent les exigences sur la sécurité et sur la protection des renseignements personnels. 

Décisions opportunes. Les décisions sur la demande d’une personne morale ou physique sont prises en temps opportun et communiquées rapidement au demandeur.

Processus d’appel. Il existe des mécanismes pour faciliter une discussion rapide en cas de désaccord sur une décision et, le cas échéant, la résolution du problème.

5. Systèmes des technologies de l’information

Systèmes des technologies de l’information. L’entitéévalue périodiquement les possibilités d’utiliser les technologies de l’information pour améliorer l’efficience de ses activités et de ses services.

Information. Les systèmes des technologies de l’information fournissent aux décideurs les renseignements appropriés, en temps opportun et à un coût raisonnable pour l’entité, afin que les décisions sur les demandes de programme ou de permis soient prises avec efficience.

Politiques en matière de documentation. Des directives sont fournies aux décideurs sur les renseignements qui doivent être compilés, conservés et entreposés concernant une décision sur une demande de programme ou de permis.

Recherche d’une information. Des directives sont fournies sur la manière de préparer et de réunir la documentation afin que, dans le cas d’une demande de renseignements sur une décision, les frais de recherche de l’information soient réduits au minimum.

6. Surveillance de la performance et préparation de rapports

Surveillance de la performance. L’entitésurveille continuellement la performance de ses principaux services et activités à l’aide d’indicateurs fiables d’efficience.

Surveillance de la qualité et du niveau de service. L’entitésurveille continuellement la qualité et le niveau de service pour chacun de ses principaux servicesliés au processus de demande.

Analyse comparative.

  • L’entité effectue régulièrement une analyse comparative de ses principaux services liés au processus de demande afin d’évaluer leur efficience relative et de repérer les domaines à améliorer.
  • L’entité utilise des données comparatives issues de processus de demande similaires afin de comprendre la gamme de coûts et les domaines sur lesquels il faut se concentrer pour optimiser les ressources.

Rapports sur les initiatives en matière d’efficience. L’entitérend compte périodiquement des progrès réalisés par rapport à ses initiatives et à ses objectifs en matière d’efficience.

  • Les rapports contiennent des renseignements pertinents, actuels, fiables et complets sur l’atteinte de l’efficience.
  • Les rapports contiennent des renseignements sur les gains d’efficience obtenus dans le cadre de projets individuels et sur l’impact de ces gains sur l’amélioration des services fournis par l’entité.

Rapports sur les gains d’efficience. Pour rendre compte des gains d’efficience, l’entité :

  • prépare des rapports à des périodes régulières à l’aide de mesures et d’indicateurs valides et fiables;
  • compare les valeurs actuelles avec des données de base;
  • explique l’incidence des gains d’efficience sur les coûts, la qualité et le niveau de service, afin de démontrer l’incidence complète des changements;
  • énonce avec transparence les investissements initiaux et les coûts récurrents engagés pour atteindre l’efficience.

7. Amélioration continue et innovation

Amélioration des méthodes opérationnelles existantes. L’entité évalue continuellement s’il est possible de rationaliser ses systèmes et procédures, d’optimiser l’affectation de ses ressources et de supprimer les redondances et le gaspillage.

Innovation. L’entitérecense et évalue périodiquement des idées novatrices pour améliorer l’efficience de ses principaux services et activités.

Diversification des méthodes de prestation de services. L’entitéétablit et évalue périodiquement le bien-fondé d’autres méthodes et modèles de prestation de services susceptibles d’améliorer son efficience.

Efficience grâce à la collaboration. L’entitéévalue périodiquement le bien-fondé et la faisabilité d’améliorer l’efficience en recourant à de nouvelles ententes de collaboration ou en améliorant celles qui existent déjà (par exemple, mise en commun des ressources, suppression des redondances et utilisation de services partagés, en particulier avec des entités similaires au sein du gouvernement ou du secteur public).

Processus d’amélioration continue. L’entitéa mis en place un processus d’amélioration continue de la qualité afin d’améliorer ses systèmes et ses pratiques de prestation de services.

Source : Nombre de ces critères ont été adaptés à partir de critères présentés dans le rapport du Bureau du vérificateur général du Canada, intitulé Vérification de l’efficience (1995), le rapport du Bureau du vérificateur général d’Irlande du Nord Improving Public Sector Efficiency – Good Practice Checklist for Public Bodies (2010), le guide de bonnes pratiques du Bureau du vérificateur général d’Australie Administering Regulation–Better Practice Guide (2007), ainsi que dans des rapports d’audit récents portant sur l’efficience.