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Guide pratique sur l’audit de l’efficience


Le calcul des ratios, l’analyse comparative et la quantification des économies

Pendant la phase d’examen, les auditeurs doivent examiner la méthode de calcul des coûts des intrants et des extrants et établir si cette méthode a été cohérente tout au long de la période visée par l’audit. Il faudra peut-être établir si tous les coûts directs (main-d’œuvre, équipement, matériaux, etc.) et indirects (administration, services publics, maintenance, etc.) ont été inclus, et si des données sur les coûts indirects seront requises pour mener les procédures d’audit (un spécialiste ou un comptable de coûts de revient pourrait fournir des conseils judicieux à ce propos).

Une fois que les auditeurs possèdent les données appropriées sur les intrants, les extrants et les résultats (voir la Figure 1 pour quelques exemples), ils peuvent calculer les ratios d’efficience :

                               Calcul des ratios

Le calcul de ces ratios est l’un des deux éléments nécessaires à l’évaluation de l’efficience. L’autre élément est une donnée de référence ou de base à laquelle les auditeurs pourront comparer le résultat du calcul de l’efficience. Les données de référence peuvent correspondre à des pratiques exemplaires ou à un niveau d’efficience atteint dans d’autres organisations, tandis que les données de base représentent généralement un niveau de performance précédemment atteint par l’entité (un spécialiste peut connaître de bonnes sources de données de référence). En connaissant les ratios actuels et en ayant des données de référence ou de base fiables, les auditeurs peuvent établir si une entité, un programme ou un processus est efficient par rapport aux pratiques exemplaires ou à d’autres organisations, ou encore si l’efficience s’est améliorée dans le temps. Le tableau ci-dessous présente quelques exemples de ratios et décrit l’usage qui peut en être fait.

Exemples de calculs de ratios et leur utilité

Ratio

Utilité du calcul

Nombre de transactions traitées par heure de travail (or par jour, mois ou année)

Nombre de permis ou licences émis par jour dans un ministère ou bureau régional

  • Permet d’avoir une compréhension de l’efficience d’un processus en terme d’extrants.
  • Le calcul peut être fait pour différents employés ou différents groupes, de façon à permettre les comparaisons entre eux.
  • Le calcul peut être fait pour différentes périodes de la journée ou pour différents jours de la semaine afin de cerner des changements ou des tendances en terme d’efficience.
  • Peut être utilisé pour comparer les résultats obtenus par un même employé, groupe ou ministère à différents points dans le passé, ou encore pour comparer les résultats d’une organisation avec ceux d’organisations similaires.
  • Peut aussi être utilisé afin de faire des comparaisons avec des données de références ou des pratiques exemplaires.

Nombre d’inspections complétées par tranches de 100 000$ dépensée dans le cadre d’un programme d’exécution de loi.

Frais administratifs par rapport aux coûts totaux d’un programme (en pourcentage)

  • Produit des renseignements sur le degré d’efficience des activités en regard des coûts.
  • Permet de faire des comparaisons au sein d’une organisation, entre des organisations, ou avec des données de référence.

Espace de bureau par employé

  • Produit des renseignements sur le degré d’efficience atteint dans l’utilisation de l’espace.
  • Permet de faire des comparaisons au sein d’une organisation, entre des organisations, ou avec des données de référence.

Nombre de cas de retour au travail effectif parmi les patients d’un physiothérapeute pour une période donnée

  • Permet d’avoir une compréhension de l’efficience d’un service public en terme de résultats.
  • Peut aussi être mesuré au niveau d’une population (par exemple, tous les physiothérapeute d’une organisation).
  • Permet de faire des comparaisons au sein d’une organisation, entre des organisations, ou avec des données de référence.

Cet exercice peut poser de sérieuses difficultés aux auditeurs. Par exemple, il faut calculer les ratios, les données de référence ou les données de base en utilisant des variables similaires, sous peine de ne pas pouvoir les comparer facilement. De même, si les ratios ont une composante temporelle (c’est-à-dire les intrants par heure, par jour, etc.), les données de référence ou les données de base doivent reposer sur des unités de temps similaires. Si les calculs n’ont pas été faits selon des méthodes similaires, les auditeurs devront probablement apporter des ajustements, soit aux données de l’entité auditée, soit aux données de référence ou de base afin de garantir leur comparabilité.

La comparabilité des données peut également être problématique quand les seules données de référence disponibles proviennent du secteur privé. Étant donné que les entités du secteur privé possèdent des objectifs différents de ceux du secteur public, il pourrait ne pas être équitable ou approprié d’utiliser une donnée de référence du secteur privé pour évaluer l’efficience d’une entité ou d’un service du secteur public.

BONNE PRATIQUE : Quand les auditeurs décident d’adopter des données de référence du secteur privé afin d’évaluer l’efficience d’une entité du secteur public, ils doivent consigner les raisons de ce choix. Ils doivent également obtenir l’avis d’un spécialiste sur l’adéquation des données de référence choisies. Un expert peut aussi suggérer des ajustements susceptibles de renforcer l’adéquation des données de références choisies.

Quand les auditeurs ont accès à des données adéquates sur les coûts des intrants et des extrants, des données de référence fiables et des schémas détaillés de processus, ils peuvent essayer de repérer les inefficiences dans les systèmes et estimer les économies qui pourraient être faites en améliorant les systèmes et l’efficience de ceux-ci. La quantification des économies de coûts possibles est un moyen très efficace de démontrer l’importance d’un problème d’efficience et de justifier la prise de mesures correctives. Cependant, la quantification des économies de coûts doit reposer sur des données fiables et sur des hypothèses solides.

BONNE PRATIQUE : Lorsque possible, les procédures d’audit peuvent inclure l’estimation des économies de coûts et de temps qui pourraient découler de l’élimination d’inefficiences observées. Les auditeurs peuvent quantifier les économies de coûts estimées lorsqu’ils possèdent l’expertise requise pour ce faire et qu’ils sont certains que leurs données sont fiables et que leurs hypothèses sont solides. Lorsqu’ils décident d’estimer les économies de coûts, ils doivent faire valider leurs calculs et leurs hypothèses par un spécialiste. Enfin, les auditeurs doivent être transparents dans leurs rapports en ce qui concerne les hypothèses qu’ils ont utilisées afin d’estimer les économies de coûts.