La Commission de la fonction publique

Résumé d’audit Date de publication : juin 2011 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur provincial de la Saskatchewan Lien vers le rapport complet : https://auditor.sk.ca/pub/publications/public_reports/2011/Volume_1/2011v1_12_PSC.pdf (en anglais)

Entité(s) auditée(s)

• Commission de la fonction publique

Étendue et objectif(s) de l’audit

• Évaluer si, au cours de la période de 12 mois se terminant le 31 août 2010, les postes non intégrés de la division classifiée de la fonction publique ont été pourvus conformément au Public Service Act de 1998 (Loi sur la fonction publique) et à ses règlements.

Critère(s) d’audit

L’équipe d’audit a utilisé les critères suivants :

• la Commission de la fonction publique et les ministères communiquent la disponibilité de tous les postes pourvus par concours;
  • les critères préétablis sont documentés et cohérents avec les fonctions du poste figurant dans la description de travail et avec le cadre de compétences de la Commission de la fonction publique;
  • la Commission de la fonction publique et les ministères évaluent si les raisons de pourvoir un poste sans passer par un concours sont conformes aux autorisations et consignent ces raisons;
  • la Commission de la fonction publique et les ministères documentent les résultats concernant le choix des candidats à l’aide d’une présélection, d’une évaluation et d’un examen de leurs principales références professionnelles afin de démontrer que la nomination est fondée sur le mérite;
  • la Commission de la fonction publique ou un mandataire informe par écrit le candidat retenu pour un emploi de cette décision (lettre d’offre) et nomme la personne ayant accepté l’offre d’emploi;
  • la Commission de la fonction publique délègue par écrit le pouvoir (le cas échéant) de recruter du personnel et définit clairement les rôles et responsabilités de chacun en matière de recrutement;
  • la Commission de la fonction publique veille à disposer de documents suffisants pour démontrer la conformité aux pouvoirs de dotation en personnel.

Principale(s) constatation(s)

• Au cours de la période de 12 mois se terminant le 31 août 2010, les postes non intégrés de la division classifiée de la fonction publique ont été pourvus conformément au Public Service Act de 1998 (Loi sur la fonction publique) et à ses règlements.
• En mai 2010, la Commission de la fonction publique a étendu les responsabilités des ministères en leur déléguant la dotation en personnel pour les postes intégrés. Bien que les membres de la Commission restent disponibles pour prodiguer des conseils, le personnel ministériel ne les consulte pas forcément pour procéder au recrutement. Il est donc indispensable que la Commission communique aux responsables ministériels chargés de pourvoir les postes intégrés les étapes du processus de recrutement essentielles pour sélectionner les candidats sur base de leur mérite.
• Les conventions de services entre la Commission de la fonction publique et les ministères portant sur les processus de dotation en personnel contiennent des exigences en matière de documents. Elles exigent explicitement que la Commission vérifie que les gestionnaires chargés de pourvoir les postes intégrés ont dûment documenté le processus de recrutement. Bien que la Commission exige des documents, elle n’a pas clairement spécifié les documents que les gestionnaires doivent tenir concernant la dotation des postes intégrés.
• L’équipe d’audit n’a trouvé aucun élément probant établissant que la Commission de la fonction publique a vérifié l’exhaustivité des documents relatifs au recrutement. Si ces documents ne sont pas complets, la Commission ne peut pas dûment démontrer que ses processus de recrutement ont été appliqués conformément à la loi et aux règlements, et que les nominations sont fondées sur le mérite.

Recommandations d’audit

• La Commission de la fonction publique devrait définir et communiquer les exigences minimales concernant les documents destinés à prouver que les nominations aux postes intégrés de la division classifiée de la fonction publique sont fondées sur le mérite.
• La Commission de la fonction publique devrait utiliser un processus fondé sur les risques pour confirmer que les documents essentiels concernant la dotation d’un poste intégré sont rassemblés.