Les compétences commerciales pour les projets gouvernementaux complexes

Résumé d’audit Date de publication : novembre 2009 Bureau d’audit : Bureau du vérificateur national du Royaume-Uni Lien vers le rapport complet : http://www.nao.org.uk/report/commercial-skills-for-complex-government-projects/ (en anglais)

Entité auditée

• Bureau du Commerce gouvernemental

Étendue et objectif de l’audit

• L’équipe d’audit a examiné le niveau actuel d’expérience et de compétences commerciales dans le gouvernement et a cherché à établir si le Bureau du Commerce gouvernemental et les ministères réussissent à l’améliorer.

Critères d’audit

• Non accessibles au public

Principales constatations

• Les ministères continuent de faire face à une pénurie de personnel possédant l’expérience et les compétences commerciales nécessaires pour mener à bien les projets complexes.
  
  
• Les ministères ont essayé de combler cette pénurie de compétences commerciales en recourant à du personnel intérimaire et à des conseillers. Les intérimaires et les conseillers apportent une contribution utile, en particulier ceux ayant des compétences hautement spécialisées, mais une dépendance excessive à leur égard pourrait avoir les conséquences suivantes : hausse des coûts en personnel; perte pour le personnel ministériel de la responsabilité des décisions commerciales; et perte des connaissances commerciales quand les intérimaires et les conseillers partent.
  
  
• Les ministères présentent des points faibles importants dans un certain nombre de compétences commerciales essentielles pour mener à bien des projets complexes. Les faiblesses indiquées dans le rapport du Bureau du vérificateur national du Royaume-Uni et dans celui du comité des comptes publics ont été confirmées par les examens du Bureau du Commerce gouvernemental sur la capacité d’approvisionnement. D’après ces examens, les compétences commerciales sont généralement faibles dans les 16 ministères du gouvernement central.
  
  
• La pression pour réduire les dépenses publiques et la fréquence de mouvement du personnel commercial ont toutes deux des incidences sur l’expérience commerciale des équipes de projet. Les cadres supérieurs responsables de projets complexes pensent que leur incapacité à rémunérer au taux du marché les empêche de recruter du personnel commercial expérimenté. Le roulement des effectifs peut entraîner une perte des connaissances commerciales et empêcher le gouvernement d’utiliser au mieux les compétences commerciales d’une personne.

Recommandations

D’ici fin juillet 2010, les ministères devraient:

• mettre en place des processus d’assurance de la qualité des projets qui repèreront les lacunes en matière de compétences commerciales au sein des équipes de projet;
  
  
• mener une analyse des compétences commerciales requises pour les futurs projets d’approvisionnement complexes et établir les compétences en gestion de contrat requises pour éviter une perte de l’optimisation des ressources pendant la phase de mise en œuvre des projets complexes.

D’ici octobre 2010, le Bureau du Commerce gouvernemental et les ministères devraient :

• utiliser ces plans pour dresser un plan optimal de ressources humaines commerciales visant l’ensemble du gouvernement;
  
  
• collaborer afin que le personnel commercial puisse être détaché rapidement d’un ministère à un autre, en levant tous les obstacles. Le Bureau du Commerce gouvernemental devrait servir d’intermédiaire pour ce détachement quand celui-ci est dans le meilleur intérêt du gouvernement et des personnes visées.

En tant que maillon essentiel du plan pangouvernemental de dotation en personnel, le Bureau du Commerce gouvernemental devrait trouver un moyen de créer un groupe de spécialistes qui pourraient intervenir quand un projet rencontre des difficultés.

Les ministères devraient :

• veiller à ce que des budgets adéquats soient prévus pour recruter des personnes ayant les compétences commerciales requises pour épauler les équipes de projets complexes. Les ministères devraient faire preuve de souplesse au moment d’établir le nombre, les compétences et la rémunération du personnel commercial nécessaire à la réussite des projets.

Le Bureau du Commerce gouvernemental devrait :

• élaborer des lignes directrices sur les facteurs à prendre en compte pour le recrutement et la rémunération du personnel commercial dûment qualifié.

Les ministères devraient :

• élaborer des stratégies établissant comment ils comptent perfectionner, conserver et pleinement utiliser le personnel commercial à des postes critiques pour les projets. Ces stratégies devraient concorder avec les recommandations figurant dans le document du Bureau du Commerce gouvernemental intitulé Building the Procurement profession in the Future (Construire les métiers de l’approvisionnement de demain). Elles devraient aussi explorer d’autres solutions pour améliorer la conservation du personnel commercial, comme la possibilité de promotion au poste actuel.

Le Bureau du Commerce gouvernemental et les ministères devraient :

• définir un ensemble complet des meilleures pratiques commerciales et des stratégies normalisées à appliquer dans l’ensemble du gouvernement, le cas échéant. Son adoption devrait être accompagnée de lignes directrices, d’activités de formation et d’accès à des spécialistes. Ce travail devrait s’appuyer sur les normes contractuelles déjà élaborées pour les projets de financement privé, de technologie de communication de l’information et de construction.

Le Bureau du Commerce gouvernemental et les ministères devraient améliorer le partage des renseignements concernant :

• les possibilités de formation et de perfectionnement;
  
  
• les expériences des personnes interagissant avec différentes entreprises du secteur privé.

Le Bureau du Commerce gouvernemental devrait :

• collecter des données auprès des directeurs commerciaux afin d’évaluer l’incidence de ses initiatives en matière de compétences commerciales par rapport à leurs objectifs. Il pourrait notamment effectuer un suivi de l’incidence des initiatives sur la rétention du personnel commercial dans le futur, la progression de carrière et la capacité à résoudre les problèmes commerciaux;
  
  
• établir dès octobre 2010 un cadre de mesure de la performance, avec des indicateurs clés de performance pour les compétences commerciales dans l’ensemble du gouvernement. Il devrait coordonner la collecte des données pertinentes auprès des ministères et utiliser les ressources existantes comme le sondage annuel réalisé par le Service d’approvisionnement gouvernemental et les examens sur la capacité d’approvisionnement.