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Quel était l’objet de cet audit?

L’audit examinait les activités de préparation aux situations d’urgence et d’intervention d’urgence relevant de Santé publique Ottawa (SPO). Même s’il portait essentiellement sur SPO, l’audit a été planifié et réalisé en tenant compte du contexte du Programme de gestion des mesures d’urgence par la Ville d’Ottawa dans son ensemble.

Un programme de gestion des situations d’urgence permet de gérer et de coordonner les activités de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de récupération pour tous les dangers à l’échelle d’une juridiction. Il englobe l’ensemble des organisations, agences, directions générales, et personnes chargés de la gestion des situations d’urgence et de la sécurité dans ladite juridiction. À Ottawa, un grand nombre d’organismes de tous les ordres de gouvernement, ainsi que plusieurs organisations non gouvernementales, participent à la gestion des situations d’urgence. Malgré les exigences spécifiques de ces divers organismes en matière de gestion des situations d’urgence, les initiatives doivent être bien coordonnées et ne peuvent être élaborées sans tenir compte du Plan de mesures d’urgence de la Ville d’Ottawa.

L’objectif global de l’audit était d’évaluer les activités de gestion des situations d’urgence et d’intervention d’urgence de SPO. Il devait évaluer les processus utilisés pour préparer la gestion de ces situations, les surveiller et présenter des rapports sur la question.

Qu’est-ce que l’audit a permis de constater?

Durant la phase de planification, le bureau d’audit a recensé huit risques. Ces risques découlent des activités du comité directeur et du comité consultatif du Programme de gestion des situations d’urgence de la Ville d’Ottawa, de Sécurité et Gestion des mesures d’urgence, et de SPO. Les secteurs de risque examinés étaient les suivants :

• clarté de la gouvernance, de l’encadrement et des directives
• respect de la législation
• clarté des rôles, des responsabilités et des pouvoirs délégués
• détection des situations d’urgence
• plans officiels de gestion des situations d’urgence
• coordination entre SPO, le Programme de gestion des situations d’urgence, le comité consultatif, Sécurité et Gestion des mesures d’urgence et les partenaires externes
• préparation des participants aux interventions d’urgence, notamment surveillance et évaluation des résultats, et offre de formation
• préparation de SPO au maintien de l’offre de services de santé publique aux résidents pendant les interventions d’urgence et la reprise à la suite de situations d’urgence qui nuisent aux activités normales

Équipe d'audit

Ken Hughes, vérificateur général, Ville d'Ottawa

L’audit a été supervisé par Sonia Brennan, sous-vérificatrice générale, et effectué avec l’aide de Ted Pender et Dana Mersich de la firme Samson et Associés, et Margaret Purdy de la firme Margaret Purdy Consulting Inc.

Les constatations de l’audit détaillaient chacun de ces secteurs de risque. Selon les conclusions de l’audit, les niveaux de risque résiduel étaient faibles pour l’ensemble des secteurs. En conséquence, le rapport d’audit précisait qu’il serait peu utile d’approfondir l’audit du Programme de gestion des situations d’urgence de SPO.

Quelles ont été les conséquences de l’audit?

L’audit a fourni une assurance supplémentaire au conseil municipal et à la direction sur la préparation aux situations d’urgence et les interventions d’urgence des services de santé. La performance de la Ville d’Ottawa pendant la crise de la COVID-19 semble attester qu’elle était prête à faire face à une pandémie.

Quelles leçons peut-on tirer de cet audit?

Un processus d’accréditation peut valider l’utilisation d’autres travaux

En 2016, le programme de préparation aux catastrophes de la Ville d’Ottawa a obtenu l’accréditation de l’Emergency Management Accreditation Program (EMAP). L’EMAP est une organisation indépendante à but non lucratif qui promeut l’excellence et la responsabilisation dans les programmes de gestion des situations d’urgence et de sécurité intérieure en fixant des normes crédibles applicables dans le cadre d’un processus d’accréditation par les pairs. Aux États-Unis, les programme de gestion des situations d’urgence de nombreux États, comtés, municipalités et grandes universités ont reçu cette accréditation. Au Canada, Ottawa est la seule municipalité à l’avoir obtenu.

L’accréditation se fonde sur la version ANSI/EMAP 4-2016 de la norme de gestion des situations d’urgence (« Emergency Management Standard » – en anglais seulement) de l’EMAP. Ce document constitue un outil d’amélioration continue dans le cadre du processus d’accréditation volontaire des programmes de gestion des situations d’urgence au niveau des localités, des États, du gouvernement fédéral, des établissements d’enseignement supérieur et des territoires tribaux. Les programmes qui demandent l’accréditation de l’EMAP sont évalués à l’aune d’une série de 64 normes. Le processus d’accréditation se déroule comme suit :

• le programme procède à une auto-évaluation
• une équipe de spécialistes vérifie sur place les informations contenues dans la demande et les documents du programme
• le comité d’examen des programmes (« Program Review Committee ») de l’EMAP passe en revue le rapport et les conclusions de l’équipe
• le comité d’examen des programmes de l’EMAP produit un rapport contenant des conclusions sur la conformité et des recommandations sur l’accréditation

Lorsqu’ils ont commencé à planifier l’audit, les membres de l’équipe d’audit de la Ville d’Ottawa ont pris connaissance du processus de l’EMAP et de ce qu’il impliquait, et se sont alors demandé dans quelle mesure ils pouvaient utiliser ces travaux. Les auditeurs ont consulté la norme NCMC 3001 et les normes de l’Institut des auditeurs internes (2050-3), qui autorisent l’utilisation d’autres travaux. Ces deux documents stipulent que les organisations externes peuvent constituer des sources d’éléments probants valables pour les auditeurs, à condition de répondre à certains critères. Voici un résumé des critères conditionnant l’utilisation de travaux de tiers (ce résumé ne reprend pas les termes exacts des normes susmentionnées) :

• Les informations sont en lien avec le sujet de l’audit. Les informations utilisées doivent être directement reliées au sujet d’audit, particulièrement en ce qui concerne les risques et les éléments opérationnels des activités examinées.
• Le niveau de compétence du fournisseur d’information est avéré. Les auteurs des travaux utilisés doivent avoir un niveau d’expertise approprié, tel qu’attesté par leur formation, leurs certifications professionnelles et leur expérience. Ils comprennent les risques examinés et la nature des contrôles mis en place pour les atténuer.
• Les informations ont été générées dans le cadre d’un processus objectif. L’organisation qui fournit les informations utilisées est impartiale et indépendante et est perçue comme telle. Des facteurs tels que la réputation et la reconnaissance globale de l’organisation dans son domaine d’expertise doivent être pris en compte.
• Les informations ont été générées dans le cadre d’un processus rigoureux. Le processus doit reposer sur des politiques et des procédures clairement définies et étayées par des procédures de contrôle de la qualité, et les résultats et les conclusions doivent être fondés sur des éléments probants suffisants et appropriés.

En apprenant que SPO avait demandé et reçu l’accréditation de l’EMAP, l’équipe d’audit a réalisé que l’audit pouvait être redondant vu l’ampleur du travail accompli pour obtenir cette accréditation. L’équipe a également compris que cette accréditation constituait une source d’information qu’elle pouvait utiliser. Durant la phase de planification, l’équipe d’audit a vérifié et documenté la pertinence, la compétence, l’objectivité et la rigueur de l’EMAP, arrivant à la conclusion que ses travaux répondaient aux critères d’utilisation.

L’utilisation du processus d’accréditation a conditionné l’efficacité de l’audit

Les auditeurs ont pu utiliser un nombre considérable de travaux (entrevues, et examens et analyses de documents) qui avaient déjà été effectués pour obtenir cette accréditation. Cela leur a permis de réduire considérablement les ressources nécessaires pour les phases d’examen et de production du rapport d’audit, ainsi que d’éviter à SPO le fardeau qu’aurait pu engendrer un audit reproduisant, dans une large mesure, le processus d’accréditation mené tout juste un an auparavant.

La présence au sein de l’équipe d’un expert du sujet considéré peut renforcer sensiblement un audit

L’équipe avait accès aux services d’une ancienne sous-ministre fédérale comptant 28 années d’expérience variée en gestion des situations d’urgence, en sécurité nationale et dans la collectivité du renseignement au Canada. Au fil de sa carrière dans la fonction publique, elle a entrepris de nombreuses missions importantes concernant des situations d’urgence. Son expérience en tant qu’experte du sujet considéré a été un atout précieux pour l’examen et l’analyse des principaux aspects du Programme de gestion des situations d’urgence de SPO. Ses opinions ont été explicitement mentionnées tout au long du rapport afin d’appuyer et de clarifier les conclusions de l’audit.