Les sources d'éléments probants et les tests d’audit

Les éléments probants (documentaires, testimoniaux, matériels et analytiques) peuvent tous jouer un rôle dans l’audit des garanties financières pour l’assainissement des sites. Les principales sources d’éléments probants qui seront utiles dans ce contexte sont les suivantes :

• examen des documents pertinents;
• entretiens;
• test des contrôles et des systèmes de technologie de l’information;
• visites de sites.

Examen des documents pertinents

Par nature, les audits de performance reposent largement sur les éléments probants documentaires, et les audits des garanties financières ne font pas exception. Les auditeurs doivent prendre en compte plusieurs éléments probants, de ceux relatifs aux règles que les organisations publiques et les compagnies pétrolières et gazières doivent respecter à ceux indiquant que des contrôles ont été mis en place et fonctionnent comme prévu. Ils doivent rassembler, examiner et analyser les documents, puis ajouter ceux-ci au dossier d’audit s’ils les jugent pertinents pour étayer leurs observations et leurs conclusions.

Le tableau 19 fournit de nombreux exemples de documents qui peuvent s’avérer utiles comme éléments probants dans un audit des garanties financières.

Tableau 19 – Exemples d’éléments probants documentaires pouvant être utiles dans un audit des garanties financières pour l’assainissement des sites.

Documents

Lois, règlements et politiques régissant le secteur pétrolier et gazier, y compris les exigences de garanties financières. Description des programmes de garanties financières. Rapports sur les programmes de garanties financières, notamment les rapports d’audit et les rapports d’évaluation. Schémas et textes explicatifs des processus. Analyse des risques sur les domaines où il peut exister une sous-estimation des futurs passifs potentiels pour l’assainissement des sites. Liste des puits de pétrole et de gaz situés sur le territoire et liste des concessionnaires. Instructions pour l’industrie sur la manière de calculer les garanties financières. Communications à l’industrie sur les modifications apportées aux lois, règlements et processus. Instructions pour le personnel sur la manière de traiter et d’examiner les garanties financières versées par les compagnies pétrolières et gazières. Description du processus utilisé pour examiner l’exactitude et l’exhaustivité des plans d’assainissement et de l’estimation des coûts fournis par les compagnies pétrolières et gazières. Description du processus d’inspection des sites et de la stratégie d’inspection; inventaire des inspections menées (et de l’arriéré, le cas échéant) et rapports d’inspection. Inventaire des amendes et des pénalités imposées aux concessionnaires pour des motifs liés à la soumission des plans d’assainissement ou des paiements. Politiques sur les conflits d’intérêts, l’éthique et l’indépendance. Inventaire des examens périodiques des garanties financières détenues par l’organisation responsable afin de s’assurer que ces garanties sont toujours valides et suffisantes pour couvrir les futurs passifs potentiels. Organigrammes, dossier de formation du personnel, preuve d’indépendance des spécialistes externes, etc. Ententes de coordination entre les ministères ou les organismes responsables.

Entretiens

Les entretiens avec les principaux membres de la direction et du personnel d’une ou de plusieurs organisations responsables de la perception et de la gestion des garanties financières peuvent être de précieux éléments probants testimoniaux dans un audit des garanties financières pour l’assainissement des sites. Les entretiens avec les parties prenantes et les membres de l’industrie peuvent aussi être utiles, selon l’objet de l’audit.

Certes, les éléments testimoniaux sont généralement considérés comme moins solides que les éléments documentaires, mais les entretiens peuvent être utiles pour :

• confirmer les renseignements obtenus d’autres sources (ce qui consolide les fondations des observations et des conclusions d’audit);
• confirmer l’absence de quelque chose qui aurait dû exister;
• replacer les éléments probants documentaires dans leur contexte;
• ouvrir de nouvelles pistes dans un audit et trouver d’autres sources d’éléments probants.

Lorsque les éléments probants testimoniaux issus d’un entretien visent à étayer les observations et les conclusions d’audit, une bonne pratique consiste à documenter l’entretien et à demander à la personne interrogée soit d’approuver le compte rendu soit de confirmer par écrit (courriel ou lettre) l’exactitude des principales déclarations destinées à servir d’éléments probants.

Test des contrôles et des systèmes de technologie de l’information

Comme nous l’avons expliqué à la section Phase de planification, les organisations du secteur public doivent s’appuyer sur un certain nombre de contrôles pour s’assurer que les garanties financières qu’elles reçoivent des compagnies pétrolières et gazières pour l’assainissement des sites sont exactes et complètes. Compte tenu de l’importance de ces contrôles pour atteindre cet objectif, il est probable que les auditeurs testeront une sélection de contrôles pendant la phase d’examen.

En passant en revue les contrôles sélectionnés, les auditeurs peuvent établir que ces contrôles sont en place, mais ils auront généralement besoin de plus de tests pour s’assurer que les contrôles sont efficaces. Ce type de test consistera souvent à sélectionner un échantillon de transactions ou à utiliser des techniques d’exploration et d’analyse des données pour détecter des anomalies dans un grand nombre de transactions. Le test de la qualité des données peut aussi faire partie des procédures d’audit nécessaires.

Selon la nature et la complexité des systèmes de technologie de l’information utilisés par les ministères et les organismes responsables, l’équipe d’audit aura peut-être besoin de l’aide d’un spécialiste des technologies de l’information pour exécuter ses procédures d’audit. Dans ce cas, ce spécialiste peut examiner les contrôles généraux des technologies de l’information et valider les contrôles des applications pour le calcul des garanties financières.

Quels que soient les tests des contrôles qu’ils décident d’effectuer, les auditeurs doivent documenter toutes les étapes qu’ils suivent de manière à ce qu’un autre auditeur puisse reproduire leur travail et parvenir à la même conclusion.

Visites de sites

Les visites de sites d’extraction ou des bureaux régionaux d’une organisation auditée sont essentielles pour comprendre la manière dont les choses fonctionnent dans une région. Elles donnent aux auditeurs l’occasion de rencontrer de nombreuses personnes ayant une connaissance directe des principaux processus et d’observer par eux-mêmes le fonctionnement des systèmes importants. Elles peuvent être encore plus utiles si un spécialiste indépendant accompagne l’équipe d’audit.

En ce qui concerne les éléments probants, les visites de sites peuvent aider les auditeurs à schématiser en détail les processus. Elles peuvent aussi leur donner l’occasion de tester les principaux contrôles et d’effectuer des tests de corroboration sur les détails. Enfin, elles sont un bon moyen de recueillir des éléments probants testimoniaux et documentaires.