Les éléments probants (documentaires, testimoniaux, matériels et analytiques) peuvent tous jouer un rôle dans l’audit des revenus pétroliers et gaziers. Les principales sources d’éléments probants qui seront utiles dans ce contexte sont les suivantes :
- examen des documents pertinents;
- entretiens;
- test des contrôles et des systèmes de technologie de l’information;
- visites de sites.
Examen des documents pertinents
Par nature, les audits de performance reposent largement sur les éléments probants documentaires, et les audits des revenus pétroliers et gaziers ne font pas exception. Les auditeurs doivent prendre en compte plusieurs éléments probants, de ceux relatifs aux règles que les organisations publiques et les compagnies pétrolières et gazières doivent respecter à ceux indiquant que des contrôles ont été mis en place et fonctionnent comme prévu. Ils doivent rassembler, examiner et analyser les documents, puis ajouter ceux-ci au dossier d’audit s’ils les jugent pertinents pour étayer leurs observations d’audit et leurs conclusions.
Le tableau 13 fournit de nombreux exemples de documents qui peuvent s’avérer utiles comme éléments probants dans un audit des revenus pétroliers et gaziers.
Tableau 13 – Exemples d’éléments probants documentaires pouvant être utiles dans un audit des revenus pétroliers et gaziers.
Documents |
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Entretiens
Les entretiens avec les principaux membres de la direction et du personnel d’une ou de plusieurs organisations responsables de la perception des revenus pétroliers et gaziers peuvent être de précieux éléments probants testimoniaux dans un audit des revenus pétroliers et gaziers. Les entretiens avec les associations industrielles, les parties prenantes et les représentants d’autres régions peuvent aussi être utiles, selon l’objet de l’audit.
Certes, les éléments testimoniaux sont généralement considérés comme moins solides que les éléments documentaires, mais les entretiens peuvent être utiles pour :
- confirmer les renseignements obtenus d’autres sources (ce qui consolide les fondations des observations et des conclusions d’audit);
- confirmer l’absence de quelque chose qui aurait dû exister;
- replacer les éléments probants documentaires dans leur contexte;
- ouvrir de nouvelles pistes dans un audit et trouver d’autres sources d’éléments probants.
Lorsque les éléments probants testimoniaux issus d’un entretien visent à étayer les observations et les conclusions d’audit, une bonne pratique consiste à documenter l’entretien et à demander à la personne interrogée soit d’approuver le compte rendu soit de confirmer par écrit (courriel ou lettre) l’exactitude des principales déclarations destinées à servir d’éléments probants.
Test des contrôles et des systèmes de technologie de l’information
Comme nous l’avons expliqué à la section Phase de planification, les organisations du secteur public doivent s’appuyer sur un certain nombre de contrôles pour s’assurer que les paiements qu’elles reçoivent des compagnies pétrolières et gazières pour l’extraction de ressources sont exacts et complets. Compte tenu de l’importance de ces contrôles pour atteindre cet objectif, il est probable que les auditeurs testeront une sélection de contrôles pendant la phase d’examen.
En passant en revue les contrôles sélectionnés, les auditeurs peuvent établir que ces contrôles sont en place, mais ils auront généralement besoin de plus de tests pour s’assurer que les contrôles sont efficaces. Ce type de test consiste souvent à sélectionner un échantillon de transactions ou à utiliser des techniques d’exploration et d’analyse des données pour détecter des anomalies dans un grand nombre de transactions. Le test de la qualité des données peut aussi faire partie des procédures d’audit nécessaires.
Selon la nature et la complexité des systèmes de technologie de l’information utilisés par les ministères et les organismes responsables, l’équipe d’audit aura peut-être besoin de l’aide d’un spécialiste des technologies de l’information pour exécuter ses procédures d’audit. Cela peut être particulièrement utile lorsque le processus de traitement des redevances est très automatisé. Dans ce cas, le spécialiste des technologies de l’information peut examiner les contrôles généraux des technologies de l’information et valider les contrôles des applications pour le calcul des redevances. Un examen des fonctions du journal d’audit peut aussi aider les auditeurs à repérer les domaines de risque élevé.
Quels que soient les tests des contrôles qu’ils décident d’effectuer, les auditeurs doivent documenter toutes les étapes qu’ils suivent de manière à ce qu’un autre auditeur puisse reproduire leur travail et parvenir à la même conclusion.
Visites de sites
Ces visites sont essentielles pour comprendre la manière dont les choses fonctionnent dans une région. Elles donnent aux auditeurs l’occasion de rencontrer de nombreuses personnes ayant une connaissance directe des principaux processus et d’observer par eux-mêmes le fonctionnement des systèmes importants. Elles peuvent être encore plus utiles si un spécialiste indépendant accompagne l’équipe d’audit.
En ce qui concerne les éléments probants, les visites de sites peuvent aider les auditeurs à schématiser en détail les processus. Elles peuvent aussi leur donner l’occasion de tester les principaux contrôles et d’effectuer des tests de corroboration sur les détails. Enfin, elles sont un bon moyen de recueillir des éléments probants testimoniaux et documentaires.