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Guide pratique sur l’audit des revenus pétroliers et gaziers


Le traitement des paiements

Ce domaine comprend les systèmes et les processus routiniers visant à recenser tous les concessionnaires, traiter leurs déclarations de redevances et percevoir leurs paiements, y compris les arriérés et les pénalités applicables en cas de retard de paiement. Par contre, il ne concerne pas les autres contrôles internes sur les paiements, comme les audits et les inspections, qui sont traités dans la section suivante de ce Guide.

L’objet d’un audit de la perception et du traitement des paiements pourrait aussi inclure des questions liées aux capacités internes (personnel qualifié et systèmes de technologie de l’information) et à la coordination entre les organisations responsables. Le tableau 6 contient des exemples de questions sur le traitement des paiements que les auditeurs peuvent poser à la phase de planification afin de développer leur connaissance des activités. Des exemples d’objectifs et de critères d’audit à ce propos figurent aux sections ultérieures de ce Guide.

Tableau 6 – Exemples de questions sur le traitement des paiements

Sous-thème

Questions

Contrôles de la réception des paiements

  • Existe-t-il une base de données reprenant les concessionnaires qui sont censés payer des redevances? Si oui, cette base est-elle régulièrement examinée et mise à jour? (P. ex. ses données sont-elles rapprochées d’autres renseignements du secteur public sur les activités d’extraction des ressources naturelles?)
  • Existe-t-il un système électronique que les compagnies pétrolières et gazières peuvent utiliser pour préparer et soumettre leur déclaration de redevances?
  • Existe-t-il des systèmes et des procédures visant à établir les montants dus, repérer les paiements ou les déclarations en retard et veiller à ce que les montants dus soient payés?
  • Le système informatique des redevances contient-il un « journal d’audit » permettant de suivre les saisies et les modifications des données?
  • Le gouvernement tient-il un calendrier des paiements et veille-t-il à ce que les compagnies pétrolières et gazières respectent ce calendrier?
  • Le personnel dispose-t-il d’instructions sur la manière de percevoir les paiements de redevances et de gérer les arriérés de paiements?
  • Des mesures de suivi sont-elles rapidement prises en cas de paiement en retard ou incomplet (inférieur d’un certain pourcentage au montant total dû)? Des pénalités sont-elles appliquées? Les pénalités sont-elles alourdies pour les compagnies qui paient constamment en retard? Le montant des pénalités est-il suffisamment élevé pour prévenir le non-respect des règles?
  • Des intérêts sont-ils appliqués en cas de paiement en retard ou incomplet?
  • Compare-t-on le montant réel des revenus avec le montant prévu? Les écarts importants sont-ils expliqués?
  • Existe-t-il un cadre pour mesurer le rendement d’une organisation en matière d’évaluation et de perception des redevances (ce cadre est-il assorti de cibles annuelles)?
  • Réalise-t-on des sondages auprès des compagnies pétrolières et gazières pour compléter les évaluations du rendement?
  • Des audits internes ont-ils repéré des problèmes persistants concernant la perception des paiements?

Dotation en personnel et formation

  • Des employés sont-ils spécialement chargés d’administrer les déclarations de redevances et d’autres d’auditer les déclarations? (En d’autres termes, ces deux tâches sont-elles séparées, de manière à laisser plus de temps aux auditeurs pour mener des audits?)
  • L’organisation rencontre-t-elle des difficultés pour toujours disposer de suffisamment de personnel qualifié pour traiter les déclarations de redevances et leur paiement?
  • Le personnel reçoit-il une formation adéquate?
  • Existe-t-il des politiques sur les conflits d’intérêts, l’éthique et l’indépendance?

Coordination

  • Lorsqu’il existe plusieurs organisations responsables, celles-ci ont-elles conclu une entente formelle de coordination (protocole d’entente ou autre)?
  • Les rôles et responsabilités de toutes les parties sont-ils clairement documentés?
  • A-t-on défini les renseignements dont chaque organisation responsable a besoin?

Une fois que les auditeurs ont obtenu les réponses à leurs questions, ils peuvent mieux évaluer les risques liés au traitement des paiements effectués par les compagnies pétrolières et gazières pour l’extraction de ressources naturelles publiques.

Les auditeurs doivent envisager d’inclure le traitement des paiements pour l’extraction pétrolière et gazière dans leur plan d’audit si leurs travaux préliminaires relèvent les problèmes suivants :

  • Il n’existe pas d’instructions internes sur la manière de percevoir les redevances (et les autres droits) et de gérer les paiements en retard.
  • Il est avéré que les règles internes ne sont pas appliquées correctement et uniformément.
  • Les pénalités pour retard de paiement ne sont pas appliquées et les intérêts ne sont pas perçus.
  • Les audits internes ont relevé des problèmes persistants concernant la perception des paiements.
  • Lorsque la responsabilité de percevoir les paiements est partagée entre deux organisations ou plus, il n’existe pas d’entente formelle définissant les rôles et responsabilités de chaque organisation ainsi que les renseignements que celles-ci doivent partager.
  • La perception et le traitement des paiements de redevances ou d’autres droits sont effectués par un fournisseur de services au nom du gouvernement.

Cette liste des sujets potentiels d’audit est donnée à titre indicatif et n’est en aucun cas exhaustive. Il incombe à l’équipe d’audit d’examiner et d’analyser les renseignements qu’elle recueille à la phase de planification afin de recenser et d’évaluer les domaines de risque importants. Ce n’est qu’après avoir effectué cette tâche que les auditeurs peuvent décider d’inclure ou non le traitement des paiements pour l’extraction pétrolière et gazière dans leur plan d’audit.