Conseils en surveillance

Voici quelques conseils qui aideront votre comité à se concentrer sur les problèmes prioritaires et à garder le cap :

Constituez un comité directeur

Un comité directeur composé de représentants de tous les partis peut prendre l’initiative d’établir les priorités du CCP. Il peut s’agir de proposer des dates et heures de réunion et d’audience, des rapports d’audit à examiner, des ordres du jour, et des témoins à convoquer. En plénière, le CCP ratifie ensuite toutes les décisions du comité directeur.

Programmez des réunions régulières

L’emploi du temps des membres des comités se remplissent rapidement. Si les règles et les procédures le permettent, les CCP devraient fixer des dates de réunion et/ou d’audience régulières. S’il n’est pas possible de programmer des réunions régulières, les dates devraient être fixées le plus longtemps possible à l’avance. Il sera ainsi plus facile pour le comité de coordonner l’emploi du temps de chacun et de planifier ses travaux en fonction des dates de publication des rapports de l’auditeur législatif.

Établissez l’ordre du jour et les objectifs à l’avance

Le fait d’établir un ordre du jour clair à l’avance aidera les membres à rester concentrés sur leur tâche. Un ordre du jour est efficace lorsqu’il définit les objectifs de la réunion. Ceux-ci doivent être convenus par tous les membres de sorte que chacun comprenne le but de la réunion/l’audience.

Collaborez avec l’auditeur législatif

Pour appuyer ses efforts de planification, le CCP peut collaborer avec l’auditeur législatif de deux manières.

Premièrement, le comité peut demander à l’auditeur législatif de lui communiquer les dates de dépôt des rapports d’audit. Cela permet au comité de planifier ses audiences en fonction de ces dates et de s’assurer que les questions soulevées seront traitées en temps utile.

Deuxièmement, le CCP peut juger utile de se réunir à huis clos avec l’auditeur législatif avant les audiences. L’auditeur législatif peut alors fournir aux membres du comité plus de détails sur l’audit à l’étude et répondre aux questions qu’ils sont susceptibles de se poser. Le fait que les questions traitées soient mieux comprises aidera à bien cibler les audiences.

Travaillez avec le personnel de soutien de votre comité

Le greffier et/ou l’analyste/le recherchiste de votre CCP sont là pour appuyer le travail du comité et peuvent apporter une aide précieuse en matière de planification. Qu’il s’agisse de participer aux réunions du comité directeur, de fournir des notes d’information et une liste de questions potentielles avant les audiences, ou d’établir des procès-verbaux pour suivre les progrès et les ententes notables, le personnel de soutien peut contribuer à faire en sorte que le comité garde le cap et dispose d’informations fiables pour orienter ses futurs travaux.